Dẫn dắt người không thuộc quyền là khi bạn chịu trách nhiệm một việc chung nhưng những người cùng làm báo cáo cho người khác: trưởng nhóm dự án gồm người từ nhiều phòng, nhân viên được giao điều phối một sự kiện công ty, tình nguyện viên dẫn một nhóm việc. Bạn không giao việc bằng mệnh lệnh được, không đánh giá họ, không quyết thưởng phạt. Tất cả những gì bạn có là sự rõ ràng, sự tin cậy và khả năng thuyết phục.
Đây là kỹ năng ngày càng cần, vì nhiều việc quan trọng trong tổ chức chạy qua nhiều phòng ban. Nó cũng là bài tập tốt cho người muốn lên quản lý, vì dạy bạn dẫn dắt mà không dựa vào chức danh. Phần dưới bàn cách nhận việc cho đúng, thoả thuận với cấp trên của các thành viên, tạo động lực khi bạn không có quyền thưởng, xử lý người không làm, và chỗ AI giúp chuẩn bị. Phương pháp quản lý dự án như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ không nằm trong bài này.
Vì sao dẫn dắt không cần chức danh lại khó
Thành viên của nhóm dự án liên phòng có hai ông chủ: người quản lý trực tiếp của họ và bạn. Khi hai bên cần cùng một khoảng thời gian, người quản lý trực tiếp gần như luôn thắng, vì đó là người đánh giá và quyết thu nhập của họ. Việc của dự án dễ trở thành việc "làm khi rảnh".
Họ cũng có ưu tiên riêng. Người phòng kế toán quan tâm số liệu đúng, người phòng kinh doanh quan tâm khách hàng, người phòng kỹ thuật quan tâm hệ thống chạy ổn. Cùng một dự án, mỗi người nhìn từ góc của mình và có thể không thấy vì sao phần của mình quan trọng với toàn cục.
Và bạn thường không lớn tuổi hơn hay cao chức hơn họ. Có thể bạn còn là người trẻ nhất nhóm. Những công cụ quen thuộc của người quản lý như giao việc, nhắc nhở mạnh tay, đánh giá đều không dùng được, hoặc dùng sẽ phản tác dụng.
Nhận ra những điều này giúp bạn bớt bực khi người ta không làm theo. Không phải họ thiếu thiện chí; chỉ là động lực của họ hướng về chỗ khác, và việc của bạn là tạo một lý do đủ mạnh để họ hướng một phần về dự án.
Nhận việc cho đúng ngay từ đầu
Phần lớn khó khăn của trưởng nhóm không có quyền bắt nguồn từ lúc nhận việc: phạm vi mơ hồ, không ai biết bạn được quyết gì, các trưởng phòng chưa đồng ý cho người tham gia. Trước khi bắt tay vào, hãy làm rõ mấy điều sau với người giao dự án.
- Mục tiêu và tiêu chí thành công: dự án xong là xong cái gì, ai sẽ nghiệm thu.
- Quyền quyết của bạn: bạn được tự quyết những gì, gì phải trình lên, gặp bế tắc thì đưa lên ai.
- Thời gian của thành viên: mỗi người dành bao nhiêu phần thời gian cho dự án, đã được trưởng phòng họ đồng ý chưa.
- Người bảo trợ: người có chức đủ cao, ủng hộ dự án, sẵn lòng gỡ khi các phòng tranh chấp nguồn lực.
- Cách báo cáo: báo cho ai, bao lâu một lần, và thành tích của thành viên được báo về trưởng phòng họ thế nào.
Câu hỏi cuối thường bị bỏ quên nhưng rất quan trọng. Nếu đóng góp cho dự án không được ai ở phòng của họ biết tới, thành viên không có lý do gì để ưu tiên. Thoả thuận từ đầu rằng bạn sẽ gửi ghi nhận về trưởng phòng của từng người là cách đơn giản nhất để công sức của họ được nhìn thấy.
Nói chuyện với trưởng phòng của các thành viên
Gặp riêng từng người trước khi bắt đầu. Giải thích dự án, vì sao cần người của họ, cần bao nhiêu thời gian, trong bao lâu. Hỏi họ lo điều gì. Một trưởng phòng được hỏi trước sẽ hợp tác hơn nhiều so với người chỉ được thông báo.
Nói tới lợi ích cho phòng họ. Dự án giúp gì cho phòng họ, ví dụ quy trình mới bớt việc cho nhân viên của họ, hoặc người tham gia học được kỹ năng mang về phòng. Lợi ích phải thật, không phải lời mời chào.
Thống nhất cách xử lý khi đụng lịch. Khi việc của phòng và việc dự án cùng gấp, ai quyết? Thống nhất trước một nguyên tắc, ví dụ báo nhau sớm, ưu tiên theo mức độ ảnh hưởng tới khách, chuyện không ngã ngũ thì đưa lên người bảo trợ.
Cập nhật đều, không chỉ khi có vấn đề. Gửi trưởng phòng một tin ngắn hai tuần một lần về những gì người của họ đang làm tốt. Khi phải báo vấn đề, quan hệ đã có sẵn.
Công cụ ảnh hưởng khi không có quyền
Không có quyền chính thức, bạn dựa vào những nguồn ảnh hưởng khác. Bảng dưới liệt kê những nguồn hay dùng và cách xây dựng chúng.
| Nguồn ảnh hưởng | Biểu hiện | Cách xây dựng |
|---|---|---|
| Sự rõ ràng | Mọi người biết phải làm gì, khi nào, vì sao | Viết mục tiêu, phân công, hạn mốc ngắn gọn, ai cũng đọc được |
| Sự tin cậy | Bạn làm đúng điều đã nói | Giữ mọi lời hứa nhỏ, báo sớm khi không giữ được |
| Sự quan tâm | Bạn hiểu ưu tiên và khó khăn của từng người | Gặp riêng từng người, hỏi phần dự án hợp với họ thế nào |
| Mục đích chung | Mọi người thấy dự án có ý nghĩa | Kể rõ ai được lợi khi dự án xong, mời người dùng thật nói chuyện với nhóm |
| Sự ghi nhận | Đóng góp được người khác thấy | Ghi nhận công khai, báo về trưởng phòng của họ |
| Sự công bằng | Không ai phải gánh phần của người khác | Phân việc minh bạch, xử lý người không làm thay vì đẩy cho người chăm |
Điểm chung là tất cả đều phải được xây trong thời gian, không có được ngay ngày đầu. Vì thế nên đầu tư nhiều nhất vào vài tuần đầu dự án, khi mọi người đang hình thành ấn tượng về bạn.
Khi có người không làm phần việc của mình
Trong nhóm không thuộc quyền, chuyện có người chậm hoặc bỏ dở là gần như chắc gặp. Phản ứng đầu tiên hay là báo ngay lên trưởng phòng của họ. Cách đó đôi khi cần, nhưng nếu là bước đầu tiên thì bạn mất luôn quan hệ với người đó.
Bước đầu nên là nói chuyện riêng, giả định thiện chí: "Phần của anh đang chậm so với hẹn, có gì đang vướng không? Em giúp được gì?". Rất nhiều khi lý do là phòng của họ đang dồn việc, và họ ngại nói. Khi biết lý do, bạn có thể điều chỉnh: chia nhỏ việc, dời mốc, nhờ người khác hỗ trợ.
Nếu sau khi nói chuyện vẫn không cải thiện, lúc đó mới nói với trưởng phòng của họ, và nói theo hướng tìm giải pháp chứ không phải tố cáo: "Phần của anh A đang chậm, em đã nói chuyện và hiểu là phòng mình đang cao điểm. Mình có thể sắp xếp cho anh A thêm thời gian, hoặc cử người khác hỗ trợ không?". Cuối cùng mới là đưa lên người bảo trợ.
Trong suốt quá trình, giữ chuyện này kín với những thành viên khác. Phê bình một người trước nhóm khi bạn không có quyền với họ là cách nhanh nhất để mất cả nhóm.
Giữ nhịp cho nhóm không ngồi cùng nhau
Họp ngắn, đều, có mục đích. Người từ nhiều phòng không có thời gian cho những buổi họp dài. Mười lăm đến hai mươi phút mỗi tuần, cùng một khung giờ, chỉ bàn việc cần cả nhóm, giữ nhịp tốt hơn những buổi họp dài thất thường.
Một nơi chung cho thông tin. Mọi quyết định, phân công, tài liệu ở một chỗ ai cũng vào được. Thành viên bận việc phòng sẽ quay lại dự án dễ hơn khi không phải lục tin nhắn cũ.
Chia việc nhỏ, có mốc gần. Việc lớn với hạn chót xa dễ bị đẩy lùi vì việc phòng gấp hơn. Chia thành phần nhỏ, mỗi phần có mốc trong một hai tuần, giúp tiến độ hiện ra và vấn đề lộ sớm.
Ăn mừng những mốc nhỏ. Khi xong một phần, nói ra trong nhóm và báo cho trưởng phòng của người làm. Nhóm tạm thời cần những khoảnh khắc như vậy để thấy mình là một đội.
Khép lại tử tế. Khi dự án kết thúc, cảm ơn từng người cụ thể, gửi thư ghi nhận cho trưởng phòng của họ, và hỏi nhóm điều gì nên làm khác lần sau. Người đã có trải nghiệm tốt sẽ sẵn lòng tham gia dự án tiếp theo của bạn.
Dùng AI để chuẩn bị các cuộc nói chuyện
Trưởng nhóm không có quyền phải nói chuyện với nhiều người có lợi ích khác nhau. Trợ lý AI giúp bạn chuẩn bị bằng cách nhìn dự án từ góc của từng bên. Câu lệnh mẫu: "Một dự án đổi quy trình duyệt đơn hàng trong công ty sản xuất cần người từ bốn phòng: kinh doanh, kế toán, kho, kỹ thuật. Với mỗi phòng, hãy liệt kê điều trưởng phòng đó có thể lo ngại khi cho người tham gia, lợi ích thật mà dự án có thể đem lại cho phòng đó, và một câu hỏi nên hỏi trưởng phòng để hiểu họ hơn."
Kết quả là danh sách giả thuyết, không phải sự thật về đồng nghiệp của bạn. Dùng nó để chuẩn bị câu hỏi, rồi kiểm qua các cuộc gặp thật. Đừng mang nguyên văn AI tới nói kiểu "chắc anh đang lo chuyện này", vì đoán sai lo lắng của người khác còn tệ hơn không đoán.
Một cách dùng khác là nhờ AI giúp viết bản tóm tắt dự án một trang cho rõ: mục tiêu, phạm vi, ai làm gì, mốc thời gian, cách liên lạc. Sự rõ ràng là nguồn ảnh hưởng mạnh nhất của người không có chức danh, và viết rõ là việc nhiều người thấy khó. Đọc lại bản AI soạn, bỏ những câu chung chung, thêm chi tiết thật của dự án.
Không dán vào AI thông tin nhân sự, ý kiến riêng của đồng nghiệp về người khác, hoặc tài liệu nội bộ chưa được phép. Dự án liên phòng hay có thông tin nhạy cảm của nhiều bộ phận cùng lúc.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để người ở phòng khác ưu tiên việc dự án?
Thoả thuận rõ với trưởng phòng của họ về thời gian dành cho dự án, cho họ thấy lợi ích thật của dự án với phòng họ, và đảm bảo đóng góp của họ được báo về trưởng phòng. Không ai ưu tiên việc mà không ai thấy mình làm.
Trưởng nhóm dự án có được nhắc nhở thành viên không?
Có, nhưng nên làm riêng, giả định thiện chí và tập trung vào việc tìm giải pháp. Bạn không có quyền kỷ luật, nên mọi cách nói nặng nề đều phản tác dụng. Nếu không cải thiện, trao đổi với trưởng phòng của họ theo hướng giải quyết.
Mình trẻ hơn mọi người trong nhóm dự án thì sao?
Sự rõ ràng, chuẩn bị kỹ và giữ lời hứa tạo uy tín nhanh hơn tuổi tác. Hỏi ý kiến người có kinh nghiệm, ghi nhận họ công khai, và đừng cố tỏ ra mình biết mọi thứ. Phần lớn đồng nghiệp sẽ tôn trọng người điều phối tốt.
Có nên dùng AI để phân tích tính cách các thành viên trong nhóm không?
Không nên. AI chỉ đọc mô tả một chiều của bạn và dễ đưa ra nhận định thiếu căn cứ. Dùng AI để nhìn dự án từ góc độ lợi ích của từng phòng và chuẩn bị câu hỏi, rồi tự tìm hiểu từng người qua các cuộc gặp thật.
Dự án liên phòng bị bế tắc vì hai phòng tranh chấp thì làm gì?
Trước hết làm rõ mỗi bên cần gì và vì sao, rồi tìm phương án đáp ứng phần cốt lõi của cả hai. Nếu vẫn không ngã ngũ, đưa lên người bảo trợ dự án với bản tóm tắt trung lập các lựa chọn, đừng tự phân xử khi không có quyền.
Dẫn dắt không cần chức danh có giúp lên quản lý không?
Đây là kỹ năng quan trọng của người quản lý và giúp người khác thấy bạn dẫn dắt được. Tuy nhiên, việc đề bạt phụ thuộc nhiều yếu tố của công ty. Hãy coi đây là cơ hội học, và trao đổi với quản lý trực tiếp về hướng đi của bạn.