Đọc sách quản lý chỉ có ích khi một ý trong sách biến thành một việc bạn làm khác đi với đội; trợ lý AI giúp được ở việc hỏi lại, phản biện và lên kế hoạch thử, chứ không nên thay bạn đọc. Nhiều người quản lý đọc hàng chục cuốn mỗi năm mà cách dẫn dắt không đổi, vì đọc xong chỉ nhớ vài khẩu hiệu.
Bài này đưa ra cách đọc một cuốn sách quản lý trong khoảng bốn tuần cùng trợ lý AI, gồm những việc AI làm tốt, những việc nó hay làm sai khi nói về sách, câu lệnh để phản biện ý tác giả, cách biến một ý thành thí nghiệm nhỏ trong đội, và cách chọn sách. Bài không xếp hạng sách; vài cuốn được nhắc làm ví dụ vì tác giả và năm xuất bản đã rõ.
Vì sao đọc nhiều sách quản lý mà không đổi được gì
Sách quản lý thường được viết để dễ nhớ: một khái niệm có tên gọi gọn, vài câu chuyện minh hoạ, một mô hình ba bốn bước. Điều đó giúp sách bán chạy, nhưng cũng khiến người đọc dễ có cảm giác đã hiểu khi mới chỉ nhớ được cái tên. Biết khái niệm phản hồi thẳng thắn khác rất xa với việc ngồi trước một nhân viên và nói thẳng mà vẫn giữ được quan hệ.
Lý do thứ hai là sách viết cho bối cảnh của tác giả. Nhiều cuốn nổi tiếng được viết từ kinh nghiệm ở các công ty công nghệ lớn hay tập đoàn đa quốc gia ở Mỹ. Một số nguyên lý dùng được ở mọi nơi; một số khác cần điều chỉnh khi đem vào cửa hàng mười người ở Bình Dương cũ, nay thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, hay một xưởng sản xuất có văn hoá thứ bậc rõ.
Lý do thứ ba là đọc một mình và không có hạn chót áp dụng. Đọc xong một cuốn, mở ngay cuốn tiếp theo, và ý của cuốn trước không bao giờ được thử. Cách đọc dưới đây cố tình chậm hơn: ít sách hơn, nhưng mỗi cuốn để lại ít nhất một thay đổi thật.
AI làm được gì và không làm được gì khi bạn đọc sách
Trợ lý AI có thể là bạn đọc cùng rất tốt, nhưng cũng có thể dẫn bạn đi sai nếu bạn tin những gì nó nói về một cuốn sách mà không kiểm.
| Việc | AI làm tốt | Cần cảnh giác |
|---|---|---|
| Giải thích một khái niệm trong sách | Diễn đạt lại bằng lời dễ hiểu, cho ví dụ ở bối cảnh khác | Có thể giải thích khái niệm theo nghĩa phổ biến chứ không đúng cách tác giả dùng |
| Tóm tắt nội dung sách | Tóm tắt đoạn bạn tự gõ lại hoặc ghi chú của bạn | Khi được hỏi về cả cuốn sách theo trí nhớ, AI có thể bịa chương, bịa câu trích, gán ý của cuốn này cho cuốn khác |
| Phản biện ý tác giả | Đưa ra phản đề, điều kiện mà ý đó không đúng | Phản biện có thể chung chung; cần yêu cầu gắn với tình huống cụ thể của bạn |
| Gợi ý cách áp dụng | Biến ý thành bước cụ thể cho đội của bạn | Không biết đội của bạn; mọi gợi ý cần bạn lọc qua hiểu biết thực tế |
| Gợi ý sách nên đọc | Liệt kê chủ đề, hướng tìm | Có thể bịa tên sách hoặc tác giả; luôn kiểm tra sách có thật trước khi tìm mua |
Quy tắc an toàn: chỉ tin phần AI nói về nội dung sách khi bạn đối chiếu được với chính cuốn sách. Câu trích dẫn mà AI gán cho tác giả nào đó, không tìm thấy trong sách thì coi như không có. Đây cũng là lý do bạn vẫn phải tự đọc.
Đọc một cuốn trong bốn tuần: quy trình cụ thể
Quy trình này dành cho sách quản lý khoảng hai đến ba trăm trang. Mỗi tuần khoảng hai đến ba giờ, chia nhỏ theo thói quen của bạn.
- Tuần một: đọc lướt và chọn câu hỏi. Đọc mục lục, phần mở đầu, phần kết. Viết ra một câu hỏi bạn mong cuốn sách trả lời cho đội của mình, ví dụ "làm sao để buổi gặp riêng không thành báo cáo tiến độ".
- Tuần hai: đọc kỹ những chương liên quan tới câu hỏi. Ghi chú bằng lời của bạn: ý chính, ví dụ tác giả dùng, điều bạn đồng ý, điều bạn nghi ngờ.
- Tuần ba: làm việc với AI trên ghi chú của bạn. Dán ghi chú, không dán nguyên văn nhiều trang sách, và dùng các câu lệnh phản biện ở mục sau. Kết thúc tuần bằng một ý duy nhất bạn sẽ thử.
- Tuần bốn: thử trong đội và ghi lại. Thiết kế một thí nghiệm nhỏ, làm, rồi ghi kết quả. Nếu ý không hợp, ghi lý do, đó cũng là bài học.
- Sau đó: viết một trang cho mình. Cuốn sách nói gì, bạn đã thử gì, kết quả thế nào, có nên đọc lại phần nào sau sáu tháng.
Về bản quyền: dùng sách bạn mua hoặc mượn hợp pháp; không tải bản lậu để đưa vào AI. Ghi chú của chính bạn là nguyên liệu tốt hơn nhiều so với văn bản gốc, vì nó đã qua đầu bạn.
Câu lệnh để AI phản biện thay vì gật đầu
Phản biện là phần giá trị nhất khi đọc cùng AI, vì nó buộc bạn kiểm xem một ý có đứng vững trong bối cảnh của mình không. Vài câu lệnh mẫu, dùng với ghi chú của bạn:
- "Đây là ghi chú của mình về một ý trong cuốn sách quản lý đang đọc. Hãy đưa ra ba tình huống ở một doanh nghiệp nhỏ Việt Nam mà ý này có thể phản tác dụng, và giải thích vì sao."
- "Đóng vai một người quản lý lâu năm ở xưởng sản xuất, hoài nghi với sách quản lý phương Tây. Phản bác ý này một cách có lý, không chế giễu."
- "Ý này dựa trên giả định gì về nhân viên, về tổ chức? Liệt kê các giả định, rồi hỏi mình đội của mình có thoả từng giả định không."
- "Có những cách tiếp cận khác nào cho cùng vấn đề mà ý này giải quyết? Chỉ nêu hướng, không gán cho tác giả cụ thể nếu không chắc."
- "Giúp mình biến ý này thành một thí nghiệm nhỏ trong hai tuần với đội sáu người: làm gì, với ai, quan sát điều gì, khi nào dừng."
Để ý câu lệnh thứ tư có dặn AI không gán ý cho tác giả cụ thể khi không chắc. Đây là cách giảm nguy cơ AI bịa ra nguồn. Nếu nó vẫn nêu tên sách, tên người, hãy kiểm trước khi tin.
Biến một ý thành thí nghiệm nhỏ trong đội
Thí nghiệm nhỏ có ba đặc điểm: thời gian ngắn, phạm vi hẹp, dễ đảo ngược. Ví dụ giả định: chị Mai, trưởng nhóm kinh doanh sáu người ở Đà Nẵng, đọc được ý rằng người quản lý nên hỏi nhiều hơn chỉ dẫn. Thay vì tuyên bố với đội từ nay sẽ đổi phong cách, chị chọn thử trong hai tuần: trong mỗi buổi gặp riêng, trước khi đưa lời khuyên, chị hỏi ít nhất hai câu "em nghĩ nên làm gì" và "em cần gì để làm được".
Chị ghi lại sau mỗi buổi: nhân viên có tự đưa ra phương án không, buổi gặp dài hay ngắn hơn, chị có phải nhịn không đưa lời khuyên không. Sau hai tuần, chị thấy với ba người có kinh nghiệm thì cách này hiệu quả rõ, còn với hai nhân viên mới thì họ lúng túng và cần được chỉ dẫn trước. Bài học thu được tinh tế hơn bất cứ câu khẩu hiệu nào trong sách.
Bạn không cần nói với đội rằng đang thử một ý từ sách, trừ khi ý đó đòi hỏi đội tham gia. Nếu thử thay đổi lớn hơn, như cách tổ chức họp hay cách phân việc, nên nói rõ đây là thử nghiệm có thời hạn và mời đội góp ý sau. Đội sẵn lòng thử hơn khi biết có đường quay lại.
Chọn sách thế nào khi có quá nhiều
Chọn theo câu hỏi, không theo danh sách bán chạy. Bắt đầu từ vấn đề đang gặp trong đội, rồi tìm sách về đúng vấn đề đó. Một cuốn trả lời đúng câu hỏi của bạn có ích hơn ba cuốn nổi tiếng nói về chuyện bạn chưa gặp.
Kiểm tác giả là ai và viết từ kinh nghiệm gì. Có những cuốn đã tồn tại qua nhiều thập kỷ, như The Effective Executive của Peter Drucker in năm 1967 hay High Output Management của Andy Grove in năm 1983. Có những cuốn mới hơn viết riêng cho quản lý lần đầu, như The Making of a Manager của Julie Zhuo năm 2019. Bối cảnh của tác giả cho biết phần nào cần điều chỉnh.
Đọc lại sách cũ thay vì luôn tìm sách mới. Một cuốn đọc lần hai sau một năm làm quản lý thường cho nhiều hơn lần đầu, vì giờ bạn đã có tình huống thật để đối chiếu.
Kết hợp sách với nguồn khác. Nghe một người quản lý lâu năm kể chuyện, đọc các bài phân tích có dẫn nguồn, thử rồi phản tư. Sách là một nguồn, không phải nguồn duy nhất.
Cẩn thận với tóm tắt sách. Bản tóm tắt, dù do người hay AI làm, giúp bạn quyết định có nên đọc không, nhưng không thay được việc đọc. Phần lớn giá trị của sách quản lý nằm ở ví dụ và sắc thái, thứ bị cắt đầu tiên khi tóm tắt.
Nhóm đọc trong đội: khi nào nên, khi nào không
Một số người quản lý tổ chức nhóm đọc sách trong đội, mỗi tháng một cuốn hoặc một chương. Cách này có thể tạo ngôn ngữ chung cho đội, ví dụ cả đội cùng hiểu một khái niệm về góp ý, và giúp những người thích học có không gian. Nếu làm, nên để tham gia là tự nguyện, không tính vào đánh giá, và để thành viên luân phiên chọn chủ đề.
Không nên ép cả đội đọc sách quản lý mà bạn thích, đặc biệt nếu nội dung là về cách nhân viên nên làm việc chăm hơn. Đội sẽ hiểu đó là thông điệp gián tiếp. Cũng không nên tổ chức ngoài giờ mà không có thoả thuận, vì nó trở thành gánh nặng.
Với nhóm đọc, trợ lý AI có thể giúp soạn bộ câu hỏi thảo luận từ ghi chú của người chủ trì, hoặc đóng vai người phản biện để nhóm có thêm góc nhìn. Phần thảo luận thật vẫn nên giữa người với người, vì giá trị lớn nhất là nghe đồng nghiệp áp dụng cùng một ý vào công việc của họ ra sao.
Câu hỏi thường gặp
Nghe sách nói có hiệu quả bằng đọc không?
Tuỳ người. Sách nói tiện khi di chuyển, nhưng khó ghi chú và khó dừng lại suy nghĩ. Nếu nghe, nên dừng sau mỗi chương để ghi vài dòng bằng lời của mình. Với những chương quan trọng cho câu hỏi của bạn, đọc lại bản giấy hoặc bản điện tử sẽ chắc hơn.
Có nên hỏi AI tóm tắt cả cuốn sách thay vì đọc không?
Có thể dùng để quyết định có nên đọc không, nhưng đừng coi đó là đã đọc. AI có thể nhầm lẫn nội dung, bịa chương hoặc câu trích, nhất là với sách ít phổ biến. Ngay cả khi đúng, bản tóm tắt bỏ mất ví dụ và sắc thái, phần giúp bạn áp dụng được.
Sách quản lý dịch có đáng tin bằng bản gốc không?
Bản dịch tốt giữ được ý chính. Một số thuật ngữ quản lý được dịch khác nhau giữa các bản, nên khi gặp khái niệm quan trọng, có thể tra thêm từ gốc tiếng Anh để hiểu đúng. Nếu có khả năng, đọc bản gốc những chương then chốt.
Một năm nên đọc bao nhiêu cuốn sách quản lý?
Không có con số đúng. Đọc ít mà áp dụng được thường có ích hơn đọc nhiều mà quên. Với người quản lý bận rộn, vài cuốn mỗi năm theo quy trình bốn tuần, cộng với đọc lại một cuốn cũ, đã là nhịp tốt.
Làm sao biết một ý trong sách không hợp với đội mình?
Thử nhỏ và quan sát. Nếu sau thời gian thử, đội lúng túng, kết quả kém đi hoặc bạn phải gượng ép, ý đó có thể cần điều chỉnh hoặc không hợp. Ghi lại lý do; nhiều khi đó là dấu hiệu bối cảnh của bạn khác với giả định của tác giả.
Có nên trích sách quản lý khi nói chuyện với đội không?
Thỉnh thoảng thì được, nếu bạn chắc câu trích đúng và nó giúp làm rõ ý. Trích quá nhiều nghe như giảng bài và tạo khoảng cách. Đặc biệt tránh trích những câu nói được gán cho người nổi tiếng mà bạn không chắc nguồn, vì loại câu này bị bịa rất nhiều trên mạng.