Hoạt động gắn kết đội nhóm có tác dụng nhất khi nó nhỏ, đều đặn, tự nguyện và diễn ra trong giờ làm, giúp các thành viên hiểu nhau thêm một chút về con người và cách làm việc. Một chuyến du lịch hằng năm có thể vui, nhưng gắn kết thật đến từ những lần cùng ăn trưa, cùng giải một bài toán công việc, cùng kể chuyện về một ca khó.
Bài này dành cho trưởng nhóm, quản lý cửa hàng, chủ doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế. Nội dung gồm nguyên tắc để hoạt động gắn kết không biến thành gánh nặng, ý tưởng cụ thể cho đội văn phòng, đội làm ca và đội làm việc từ xa, cách dùng trợ lý AI để gợi ý và điều chỉnh hoạt động, và những kiểu "gắn kết" nên tránh.
Bốn nguyên tắc để hoạt động gắn kết không thành gánh nặng
Tự nguyện thật sự. Hoạt động mà người không tham gia bị nhắc nhở, bị đánh giá thấp hay bị trêu chọc thì không còn là gắn kết mà là nghĩa vụ. Nên để người hướng nội, người có con nhỏ, người không uống rượu có lựa chọn thoải mái.
Ưu tiên trong giờ làm. Hoạt động sau giờ làm hay cuối tuần lấy đi thời gian riêng của nhân viên. Một buổi trà chiều thứ Sáu trong giờ làm cho thấy công ty coi gắn kết là một phần công việc, không phải thứ nhân viên phải trả bằng thời gian của mình.
Nhỏ và đều hơn lớn và hiếm. Mười lăm phút mỗi tuần tích luỹ quan hệ tốt hơn một ngày hội mỗi năm. Đội mới thành lập càng cần những lần gặp ngắn và thường xuyên.
Hợp với đội của bạn. Trò chơi vận động có thể vui với đội trẻ nhưng làm người lớn tuổi hay người có vấn đề sức khoẻ thấy bị bỏ rơi. Hỏi đội trước, đừng sao chép hoạt động từ nơi khác.
Ý tưởng cho đội văn phòng
Những hoạt động dưới đây gần như không tốn tiền và có thể làm ngay tuần tới. Chọn một hai cái hợp đội, làm đều trong một tháng rồi hỏi đội có muốn tiếp không:
- Bữa trưa chung mỗi tuần một lần: mỗi người mang một món hoặc cùng gọi đồ ăn, quy ước không bàn việc trong bữa.
- Mười phút "việc tuần này": mỗi người kể một việc thú vị hay khó nhất mình đã làm, để đồng nghiệp hiểu công việc của nhau.
- Buổi học chéo: mỗi tháng một người dạy cả đội một kỹ năng nhỏ trong ba mươi phút, có thể là mẹo bảng tính, cách viết câu lệnh AI, cách xử lý khách khó.
- Góc cảm ơn: một tờ giấy trên tường hoặc một kênh chat riêng để mọi người cảm ơn nhau vì việc cụ thể.
- Câu hỏi mở đầu họp: một câu hỏi nhẹ không dính tới việc, ví dụ món ăn sáng yêu thích, nơi muốn đi nhất, để mọi người nói vài câu trước khi vào chuyện chính.
- Cùng làm một việc tốt: đội tự chọn một hoạt động thiện nguyện nhỏ trong giờ làm, nếu công ty đồng ý.
Điều làm nên khác biệt không nằm ở ý tưởng mà ở sự đều đặn. Một bữa trưa chung duy trì được sáu tháng có tác dụng hơn mười ý tưởng mỗi cái làm một lần.
Gắn kết đội làm ca, cửa hàng và xưởng
Đội làm theo ca có một khó khăn riêng: các thành viên ít khi có mặt cùng lúc. Nhân viên ca sáng có thể làm cùng cửa hàng với ca tối cả năm mà chỉ gặp nhau vài phút lúc bàn giao. Gắn kết ở đây cần bám vào những điểm giao nhau sẵn có thay vì tạo ra sự kiện mới.
Thời điểm bàn giao ca là cơ hội tốt nhất. Thay vì chỉ đọc số liệu, hai trưởng ca dành thêm hai phút kể một chuyện vui hay một tình huống khó trong ca. Một cuốn sổ bàn giao có thêm mục "điều đáng khen ở ca trước" giúp các ca biết và cảm ơn nhau.
Định kỳ mỗi tháng hoặc mỗi quý, có thể sắp xếp một buổi ngắn trùng giờ của nhiều ca nhất, ví dụ đầu giờ chiều khi khách thưa, để cả đội gặp nhau ăn bánh, nghe quản lý chia sẻ kết quả và cảm ơn. Người không thể có mặt nên được chụp lại khoảnh khắc và nhận lời cảm ơn riêng.
Ví dụ giả định: một xưởng cơ khí nhỏ ở Thái Nguyên chia ba ca, người quản lý tổ chức "bữa sáng giao ca" mỗi thứ Hai lúc ca đêm kết thúc và ca sáng bắt đầu, mỗi bên ở lại thêm mười lăm phút có tính công. Sau vài tháng, các ca giúp nhau xử lý sự cố máy nhiều hơn vì đã biết mặt và biết việc của nhau.
Gắn kết đội làm việc từ xa và kết hợp
Với đội làm từ xa, gắn kết không tự xảy ra như ở văn phòng, nơi người ta gặp nhau ở cây nước hay lúc đi ăn trưa. Mọi kết nối phải được thiết kế, nhưng không nên thiết kế quá nhiều; một đội phải tham gia ba buổi "giao lưu trực tuyến" mỗi tuần sẽ thấy mệt hơn là gần nhau.
Vài cách gọn và hiệu quả: năm phút đầu buổi họp tuần để mỗi người nói một chuyện ngoài công việc nếu muốn; một kênh chat riêng cho chuyện phiếm, ảnh mèo, món ăn, tách khỏi kênh công việc; ghép cặp ngẫu nhiên hai người mỗi tuần nói chuyện mười lăm phút không có chương trình; và nếu đội làm kết hợp, chọn một ngày cố định mỗi tháng để mọi người cùng có mặt ở văn phòng, dành ngày đó cho việc cần thảo luận chung và bữa trưa cùng nhau.
Cách quản lý công việc của đội từ xa đã có bài riêng trong danh mục dẫn dắt đội nhóm của trang. Ở đây chỉ lưu ý một điều: người làm từ xa dễ bị bỏ quên khi ghi nhận và khi có cơ hội mới. Người quản lý nên chủ động nhắc tên họ trong các buổi họp chung và kiểm xem họ có được mời vào những cuộc trò chuyện quan trọng không.
Dùng AI gợi ý và điều chỉnh hoạt động gắn kết
Trợ lý AI khá hữu ích khi bạn bí ý tưởng, nhất là ý tưởng hợp với hoàn cảnh cụ thể. Câu lệnh mẫu: "Gợi ý tám hoạt động gắn kết cho một đội mười người gồm nhân viên văn phòng và nhân viên kho, tuổi từ hai mươi hai đến năm mươi lăm, có hai người làm từ xa. Mỗi hoạt động dưới ba mươi phút, làm trong giờ làm việc, không tốn tiền hoặc tốn rất ít, không cần vận động mạnh, không uống rượu." Mô tả càng sát đội, gợi ý càng dùng được.
AI cũng giúp soạn câu hỏi mở đầu họp, câu đố nhẹ về nghề, hay kịch bản một buổi học chéo. Tuy vậy, hãy đọc kỹ trước khi dùng: một số gợi ý có thể không hợp văn hoá đội, đụng tới chuyện riêng tư như tình trạng hôn nhân, thu nhập, hoặc mang tính cạnh tranh quá mức. Câu hỏi làm quen nên để người trả lời tự chọn mức chia sẻ.
Sau mỗi tháng, bạn có thể hỏi đội bằng một phiếu ngắn ẩn danh xem hoạt động nào nên giữ, nên bỏ. Khi đưa kết quả cho AI tóm tắt, chỉ đưa nội dung góp ý đã ẩn danh, không kèm tên hay chi tiết nhận diện người trả lời.
Những kiểu "gắn kết" nên tránh
Một số hoạt động phổ biến lại làm đội xa nhau hơn, hoặc làm một nhóm người thấy bị loại ra:
- Tiệc tùng có rượu bia là hoạt động gắn kết chính, khiến người không uống, phụ nữ có con nhỏ hay người phải lái xe về xa thấy mình đứng ngoài.
- Trò chơi bắt kể chuyện riêng tư, bắt nhảy múa, đóng vai trước đám đông, nhất là có quay phim đăng mạng xã hội.
- Chuyến đi cuối tuần mà vắng mặt bị coi là "không có tinh thần đội".
- Hoạt động cạnh tranh gay gắt giữa các nhóm khiến người thua bị trêu kéo dài.
- Tổ chức gắn kết ngay sau một đợt cắt giảm hay một quyết định gây bức xúc mà không giải quyết bức xúc đó trước.
- Thu tiền đóng góp bắt buộc từ nhân viên cho hoạt động mà họ không chọn.
Nếu đội đang có vấn đề thật như quá tải, bất công, mâu thuẫn chưa giải quyết, thì không hoạt động gắn kết nào thay được việc giải quyết vấn đề đó. Gắn kết là chất bôi trơn, không phải keo dán cho một cỗ máy đang gãy.
Lộ trình gắn kết ba tháng cho đội mới thành lập
Đội mới ghép từ nhiều nơi, hoặc đội vừa nhận nhiều người mới, cần một lộ trình gắn kết có chủ đích hơn đội đã làm cùng nhau lâu năm. Gợi ý cho ba tháng đầu:
- Tuần đầu: mỗi người giới thiệu bản thân theo ba ý tự chọn, ví dụ việc mình làm giỏi, điều mình đang muốn học, một sở thích. Người quản lý giới thiệu mình trước để làm mẫu, nói cả điểm mạnh lẫn điểm đang cần đội hỗ trợ.
- Tuần thứ hai: cùng soạn vài quy ước làm việc cơ bản như kênh liên lạc, giờ họp, cách báo khi trễ việc. Việc cùng soạn quy ước tự nó đã là hoạt động gắn kết.
- Tháng đầu: ghép cặp người cũ và người mới, mỗi cặp ăn trưa cùng nhau ít nhất một lần mỗi tuần, chi phí do đội hoặc công ty hỗ trợ nếu được.
- Tháng thứ hai: bắt đầu buổi học chéo hằng tháng, mỗi người lần lượt dạy cả đội một kỹ năng nhỏ trong nghề.
- Cuối tháng thứ hai: một buổi nhìn lại ngắn xem đội phối hợp ra sao, điều gì đang trơn tru, điều gì đang vướng.
- Tháng thứ ba: mừng cột mốc đầu tiên mà đội đạt được, dù nhỏ, kèm lời cảm ơn cụ thể từng người.
- Cuối tháng thứ ba: hỏi đội bằng phiếu ẩn danh hoạt động nào nên giữ lâu dài, hoạt động nào nên bỏ.
Đội mới thường trải qua giai đoạn va chạm sau thời gian đầu lịch sự với nhau. Nhà tâm lý học Bruce Tuckman năm 1965 mô tả các giai đoạn hình thành, sóng gió, ổn định và vận hành của một nhóm; mô hình này giản lược nhưng nhắc người quản lý rằng va chạm ở tháng thứ hai là bình thường, không phải dấu hiệu đội hỏng. Lộ trình gắn kết giúp đội đi qua giai đoạn đó với nhiều hiểu biết về nhau hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bắt buộc nhân viên tham gia hoạt động gắn kết không?
Không nên với các hoạt động vui chơi hay giao lưu. Những buổi liên quan trực tiếp tới công việc như đào tạo, họp tổng kết thì có thể yêu cầu, nhưng nên trong giờ làm. Bắt buộc vui chơi thường tạo ra sự gượng ép và làm người không thích càng xa đội.
Đội có ngân sách rất ít thì nên ưu tiên hoạt động gì?
Ưu tiên những hoạt động đều đặn và gần như không tốn tiền: bữa trưa chung mang đồ ăn, góc cảm ơn, buổi học chéo, câu hỏi mở đầu họp. Nếu có một khoản nhỏ, dùng cho bánh trà trong buổi mừng thành công thay vì dồn cho một sự kiện lớn.
Làm sao để người hướng nội không thấy áp lực trong hoạt động gắn kết?
Chọn hoạt động có nhiều cách tham gia: viết thay vì nói, nhóm nhỏ thay vì trước đám đông, cho phép chỉ nghe. Báo trước nội dung để người ta chuẩn bị. Đừng gọi tên bắt ai phát biểu khi họ chưa sẵn sàng.
Hoạt động gắn kết có tính vào giờ làm không?
Nên tính khi hoạt động do công ty hoặc người quản lý tổ chức và có kỳ vọng nhân viên tham gia. Cách tính cụ thể theo quy định của công ty và luật lao động hiện hành. Tổ chức trong giờ làm là cách đơn giản nhất để tránh tranh cãi.
Bao lâu thì thấy hiệu quả của hoạt động gắn kết?
Thường cần vài tháng duy trì đều đặn mới thấy thay đổi như đồng nghiệp chủ động giúp nhau hơn, ít hiểu lầm hơn, người mới hoà nhập nhanh hơn. Một sự kiện đơn lẻ ít khi tạo ra thay đổi lâu dài.
Đội vừa có mâu thuẫn thì có nên tổ chức hoạt động gắn kết để hoà giải không?
Không nên dùng hoạt động vui chơi để che mâu thuẫn. Hãy xử lý mâu thuẫn trước bằng các cuộc nói chuyện riêng và chung. Khi vấn đề chính đã được giải quyết, một hoạt động nhẹ nhàng có thể giúp các bên làm quen lại với nhau.